La commissione ha l’incarico di preparare e mettere in atto un piano per aiutare i Club a sviluppare/mantenere il proprio effettivo.
Per essere efficienti i Rotary club hanno bisogno di soci: la capacità di un Club di servire la comunità, sostenere la Fondazione Rotary e formare dirigenti in grado di servire il Rotary a livello distrettuale e internazionale dipende dal numero e dall’affiatamento dei suoi soci.

La commissione distrettuale per l’effettivo deve:
• Aiutare i Club ad identificare i loro punti di forza e le eventuali carenze
• Collaborare con la commissione pubbliche relazioni del Club per creare un’immagine positiva del club, che possa rafforzare il senso di appartenenza dei soci esistenti e attrarre nuovi soci
• Supportare il Club a sviluppare programmi di orientamento per i nuovi soci e di formazione continua

Nei fatti, lo sviluppo dell’effettivo del Club richiede una duplice opera di reclutamento e di conservazione: i nuovi soci portano nuove idee e nuove energie, mentre i soci di lunga data contribuiscono alle attività del Club con il loro sostegno e la loro esperienza.

L’analisi delle classifiche professionali e il profilo demografico del Club sono passaggi fondamentali per capire meglio le occasioni di reclutamento nel territorio.
E’ la commissione per l’effettivo di Club che deve stabilire gli obiettivi di reclutamento, mettere a punto un piano d’azione e comunicare con i soci per ottenerne la collaborazione. Sebbene la commissione svolga un ruolo di guida, la responsabilità del reclutamento spetta a tutti i soci, che devono cercare i potenziali candidati tra i loro amici, familiari, colleghi e altri membri della comunità.

Il secondo obiettivo primario della commissione per l’effettivo di Club è la “conservazione”.
Per questo è indispensabile valutare periodicamente le attività svolte dal club per identificarne i punti di forza ed eventuali carenze; tenere informati i soci, coinvolgerli nei progetti e ringraziarli pubblicamente per il lavoro svolto: tutte azioni queste che contribuiscono a rafforzare il livello di soddisfazione nel club.

Infine, prima di invitare un professionista a diventare socio del Club, è fondamentale che sia informato sui doveri che comporta l’affiliazione in quanto a obblighi finanziari, presenze e aspettative.